Wdrożenie systemu klasy ECM - BPC GROUP POLAND Sp. z o.o.

Wdrożenie systemu klasy ECM

Zbigniew Błaszczyk
Zbigniew Błaszczyk
Prezes Zarządu
FEBIT
Co trzeba zrobić lub jakie warunki trzeba spełnić aby system ECM został skutecznie wdrożony?

Przede wszystkim organizacja chcąca wdrożyć u siebie system ECM musi odczuwać taką potrzebę. Dzieje się tak najczęściej wówczas, gdy osiąga ona takie rozmiary, że brak efektywnego przepływu informacji staje się poważnym problemem w bieżącej działalności i zaczyna być barierą dla dalszego rozwoju. Przyjmuje się, że przedsiębiorstwo ma zdefiniowaną strukturę organizacyjną z jasno zdefiniowanymi kompetencjami na poszczególnych stanowiskach, a procesy decyzyjne odbywają się według ściśle określonych reguł. Wówczas możliwa jest automatyzacja takich procesów za pomocą systemów informatycznych. Niezwykle istotna dla skutecznego wdrożenia systemu ECM jest pełne zaangażowanie decydentów i ich wsparcie dla procesu wdrożenia na wszystkich etapach. Kierownik projektu wdrożeniowego powinien podlegać bezpośrednio pod ścisłe kierownictwo organizacji. Istotna jest także akcja informacyjna wśród pracowników wszystkich szczebli, które mają być objęte wdrożeniem rozwiązania.

W jakim wypadku zdecydować się na pełny pakiet ECM, a kiedy wystarczy wdrożyć jedynie konkretny moduł (np. Workflow)?

Najczęściej takim wyznacznikiem jest analiza najpilniejszych potrzeb oraz praktyczne możliwości ich realizacji. Te najpilniejsze potrzeby wiążą się z koniecznością likwidacji „wąskich gardeł” w przepływie informacji oraz decyzji, które zagrażają funkcjonowaniu organizacji i jej dalszemu rozwojowi. Praktyczne możliwości ich realizacji to zarówno kwestie finansowe związane z zakupem rozwiązania, jak również całkowite koszty jego wdrożenia. Trzeba bowiem pamiętać, że zakup licencji to tylko część kosztów. Proces wdrożenia zwykle wymaga zaangażowania ze strony części załogi, co nie jest bez wpływu na funkcjonowanie całej organizacji. Dlatego też wdrożenie pełnego pakietu ECM może być poważnym wyzwaniem, głównie od strony organizacyjnej całego przedsięwzięcia. Z kolei wdrożenie pojedynczego modułu jak np. workflow pozwala na istotne zwiększenie efektywności poprzez automatyzację najczęściej wykonywanych procesów, przepływu informacji oraz decyzji. Najczęściej więc decyduje czysty pragmatyzm.

Jak wygląda proces wdrożenia systemu ECM?

Zakładając, że dokonano właściwego wyboru i zakupu, proces wdrożenia obejmuje okres przygotowawczy związany z kompletowaniem niezbędnego sprzętu i oprogramowania oraz z jego instalacją i konfiguracją, szkoleniem wytypowanego personelu z zakresu obsługi systemu, a także szkoleniem osób mających zajmować się administrowaniem i bieżącym utrzymaniem systemu. W przypadku modułu Workflow dochodzi również przekazanie wiedzy o sposobie konstruowania i konfigurowania tzw. szablonów procesów, które są później uruchamiane przez użytkowników. Zwyczajowo dostawca oprogramowania wspiera użytkowników przy definiowaniu pierwszych szablonów, w oparciu o wiedzę dostarczoną przez analityków (wewnętrznych, bądź zewnętrznych). Instalacja obejmuje środowisko produkcyjne oraz testowe, na którym odbywają się pierwsze próby oraz testy, sprawdzane są wydajności oraz ograniczenia wynikające z konfiguracji całej infrastruktury IT w organizacji. Pozwala to na zidentyfikowanie potencjalnych problemów i usunięcie ich źródeł; najczęściej są one związane z konfiguracją uprawnień oraz architekturą i przepustowością infrastruktury.

Jakie nowości wprowadziła firma FEBIT jeśli chodzi o systemy ECM?

FEBIT dostarcza rozwiązanie typu Workflow, które wykorzystuje pocztę e-mail jako warstwę transportową, jest więc dla użytkownika bardzo intuicyjne w użyciu. Kolejne stany (kroki) procesu decyzyjnego pojawiają się w postaci wiadomości e-mail. Użytkownik otwierając taką wiadomość widzi przed sobą formularz z danymi, które w zależności od uprawnień (i kroku w procesie) może uzupełniać / zmieniać, bądź też może podjąć decyzję: zaakceptować przedstawione dane / żądanie, odrzucić je / odesłać do poprawki, bądź przesłać do akceptacji osobie o szerszych kompetencjach decyzyjnych. Ponieważ zwykle pracownicy zaczynają pracę od przeglądania poczty elektronicznej (a następnie sprawdzają ją bardzo często w ciągu dnia), to trudno jest przeoczyć wiadomość związaną z obsługą procesu biznesowego. Poza tym, nie wprowadzamy kolejnego dodatkowego systemu, którego obsługi użytkownik musi nauczyć się i pamiętać o nim.

Jak wygląda integracja systemów ECM z innymi rozwiązaniami klasy ERP?

Z reguły część danych wypełniających formularze uruchomionych procesów decyzyjnych ma swoje źródło w systemach zewnętrznych w stosunku do modułu Workflow. Najczęściej są to systemy klasy ERP bądź CRM, pochodzące od innych dostawców. W rozwiązaniu FORMVERSE do integracji służy dedykowany moduł, który potrafi wymieniać dane z takimi systemami, reagując na różne zdarzenia, np. pojawienie się w konkretnej lokalizacji pliku z danymi, bądź nowych wpisów w bazie (bazach) danych. Możliwe jest także uruchamianie workflow za pomocą zdarzeń zewnętrznych.

Jakie są najważniejsze cechy systemu oferowanego przez firmę FEBIT?

Najważniejsze cechy systemu FORMVERSE, to:
  • Prostota obsługi wynikająca z integracji z pocztą e-mail (zwłaszcza z MS Outlook / Office365);
  • Dostęp również z urządzeń mobilnych i poprzez przeglądarkę internetową;
  • Możliwość zamodelowania całkiem złożonych procesów decyzyjnych
    (nawet ponad 100 kroków / stanów), ze skomplikowanymi warunkami sterującymi procesem;
  • Wbudowany kreator szablonów;
  • Możliwość konfiguracji ((tzw. Shadow Mode) zezwalającej użytkownikom
    zewnętrznym na partycypację w uruchomianych procesach (workflow);
  • Rozbudowany system praw dostępu do uruchamianych szablonów oraz danych
    (kategoryzacja procesów);
  • Możliwość wykorzystania tych samych szablonów procesów w różnych departamentach organizacji
    – przypisanie decyzji do ról / stanowisk służbowych zamiast do konkretnych użytkowników;
  • Odwzorowanie w systemie hierarchiczności organizacji, przy zachowaniu możliwości zaimportowania
    jej struktury np. z Active Directory
  • Możliwość delegowania decyzji do innego użytkownika (np. w razie nieobecności);
  • Monitorowanie nadmiernych opóźnień przy wykonywaniu workflow;
  • Przystępna cena w relacji do możliwości systemu;
  • Brak ograniczeń licencyjnych co do ilości użytkowników systemu.

Czy system ECM można modyfikować?

System jest tak zaprojektowany, aby umożliwić jak największą elastyczność w modelowaniu procesów decyzyjnych. Zdarzają się jednak takie sytuacje, gdy standardowa funkcjonalność nie pokrywa w pełni wymagań klienta. Istnieje możliwość modyfikacji kodu aplikacji w celu dostosowania jej funkcjonalności do oczekiwań klienta, wymaga to jednak wcześniejszych uzgodnień co do zakresu prac, dodatkowych kosztów itp.

Klasy Systemów:
  • ADC – Automatic Data Capture

    System ADC umożliwia automatyczne identyfikowanie i gromadzenie danych w bazie systemu informatycznego, w którym są przetwarzane. Dane pobierane są z kodów kreskowych umieszczanych na towarach za pomocą odpowiednich urządzeń (skanerów/terminali). System wspiera procesy logistyczne i magazynowe. Pozwala na optymalizację wykorzystania taboru, poprawę jakości obsługi klienta, śledzenie stanu zamówień, szybką ewidencję stanów magazynowych.

  • APS – Advanced Planning System

    System APS pozwala wykonywać złożone operacje planistyczne i symulacyjne wraz z optymalizacją. Różnica między systemami Advanced Planning a systemami planowania produkcji i sterowania (PPS) lub Enterprise Resource Planning (ERP), leży w matematycznych modelach optymalizacji (liniowa optymalizacja), które tworzą podstawę systemów APS. Systemy APS próbują uzupełnić koncepcję MRP I (Material Requirements Planning) i jego słabe strony poprzez wspierane modelowo planowanie.

  • BI – Business Intelligence

    Aplikacje BI umożliwiają interaktywny dostęp do krytycznych dla przedsiębiorstwa informacji, pozwalając na ich wielowymiarowe analizowanie. Business Intelligence stanowi narzędzie menedżerów i specjalistów zajmujących się analizami i strategią. Techniki prezentacyjne dobierane są odpowiednio do potrzeb użytkownika. Aby uniknąć konieczności przeglądania gąszczu liczb, wizualizacja stanu aktualnego realizowana jest w postaci obrazkowej.

  • BPM – Business Process Management

    Systemy BPM umożliwiają definiowanie i zarządzanie wymianą informacji wewnątrz przedsiębiorstwa, wykorzystując semantykę procesów biznesowych. W realizacji procesów uczestniczą m.in. pracownicy, klienci, partnerzy biznesowi oraz wykorzystywane są systemy informatyczne i bazy danych.

  • CMMS – Computerised Maintenance Management Systems

    Specjalizowane systemy klasy CMMS przeznaczone są do wsparcia szeroko rozumianego Utrzymania Ruchu w firmach produkcyjnych. System CMMS obejmuje wszystkie fazy cyklu życia aktywów materialnych oraz usług, tj. od planowania inwestycji, ich specyfikacji, projektowania, wykonywania operacji serwisowych i remontowych oraz ich utrzymywania i zarządzania. System CMSS umożliwia menadżerom skuteczniejsze zarządzanie sprzętem i zasobami materialnymi oraz ich utrzymywanie i konserwację.

  • CMS – Content Management System

    System CMS jest to aplikacja internetowa lub ich zestaw, pozwalająca na łatwe utworzenie serwisu WWW oraz jego późniejszą aktualizację i rozbudowę przez redakcyjny personel nietechniczny. Kształtowanie treści i sposobu ich prezentacji w serwisie internetowym zarządzanym przez CMS odbywa się za pomocą prostych w obsłudze interfejsów użytkownika, zazwyczaj w postaci stron WWW zawierających rozbudowane formularze i moduły.

  • CRM – Customer Relationship Management

    System CRM pozwala na zarządzanie bezpośrednią interakcją z klientami przedsiębiorstwa. Zastosowane w systemach CRM technologie oraz poziom integracji pozwalają na zbieranie i wykorzystywanie informacji o klientach wewnątrz całego przedsiębiorstwa, dzięki czemu zarządzanie relacjami z klientami staje się bardziej efektywnie.

  • DMS – Document Management System

    Systemy DMS to rozwiązania pozwalające na przetwarzanie wszelkich form dokumentów powstających w organizacjach. Przetwarzanie dotyczy zarówno dokumentów wewnętrznych dotyczących współpracy różnych obszarów funkcjonalnych organizacji, jak również dokumentów napływających z otoczenia (np. zamówienia od klientów, faktury, listy i inne). W zakresie zarządzania wiedzą techniki te w szczególny sposób wspomagają obszar gromadzenia i organizowania zasobów wiedzy.

  • DWH – Data Warehouse

    Hurtownia danych jest wyższym szczeblem abstrakcji niż zwykła relacyjna baza danych. W skład DWH wchodzą zbiory danych zorientowanych tematycznie (np. hurtownia danych klientów). Dane te często pochodzą z wielu źródeł, są one zintegrowane i przeznaczone wyłącznie do odczytu. W praktyce hurtownie danych są bazami danych integrującymi dane z wszystkich pozostałych systemów bazodanowych w przedsiębiorstwie. Ta integracja polega na cyklicznym zasilaniu hurtowni danymi systemów produkcyjnych (może być tych baz lub systemów dużo i mogą być rozproszone).

  • EAM – Enterprise Assets Management

    Systemy EAM umożliwiają planowanie, utrzymanie kontroli oraz monitoring aktywów i zadań związanych z utrzymaniem ruchu zakładów, sprzętu itp. Systemy EAM obejmują wszystkie fazy cyklu życia aktywów materialnych oraz usług, tj. od planowania inwestycji, ich specyfikacji, projektowania, wykonywania operacji serwisowych i remontowych oraz ich utrzymywania i zarządzania.

  • EFM – Enterprise Feedback Management

    Systemy EFM zapewniają możliwość stałego pozyskiwania danych o postawach i opiniach klientów organizacji w zintegrowany sposób poprzez różne kanały kontaktu (np. Internet, contact center, kontakty osobiste przedstawicieli). Głównym obszarem zastosowań wydaje się być realizacja badań marketingowych klientów.

  • EIS – Executive Information System

    System klasy EIS przeznaczony jest dla kierownictwa wyższego szczebla. Zadaniem systemu EIS jest ułatwianie i wspomaganie zbierania informacji pomocnej przy podejmowaniu decyzji. EIS w łatwy sposób udostępnia informację z wewnętrznych i zewnętrznych źródeł, która jest istotna ze względu na cele i oczekiwania organizacji.

  • ERP – Enterprise Resource Planning

    System ERP służy wspomaganiu zarządzania przedsiębiorstwem lub współdziałania grupy współpracujących ze sobą przedsiębiorstw, poprzez gromadzenie danych oraz umożliwienie wykonywania operacji na zebranych danych. Wspomaganie to może obejmować wszystkie lub część szczebli zarządzania i ułatwia optymalizację wykorzystania zasobów przedsiębiorstwa oraz zachodzących w nim procesów.

  • FK – System Finansowo-Księgowy

    System FK umożliwia optymalizację procesów finansowych wewnątrz przedsiębiorstwa. Umożliwia między innymi śledzenie środków trwałych, budżetowanie, pozwala na kontrolę terminowego regulowania zobowiązań i należności. Stanowi zazwyczaj uzupełnienie funkcjonujących już w przedsiębiorstwie systemów, na przykład ERP. Funkcjonalności oferowane przez systemy finansowo-księgowe to zazwyczaj księga główna, należności i zobowiązania, raportowanie i inne charakterystyczne dla prowadzania księgowości w przedsiębiorstwie.

  • HRM – Human Resources Management

    Systemy HRM obejmują zestaw aplikacji służących menadżerom do realizacji zadań związanych z personelem. Systemy tej klasy wspierają zwykle następujące aspekty zarządzania zasobami ludzkimi: zarządzanie personelem i siłą roboczą, zarządzanie listą płac, świadczeniami pracowniczymi, szkoleniami, ścieżkami rozwoju zawodowego oraz zdrowiem i bezpieczeństwem w pracy. Dodatkowo wiele systemów wspiera funkcjonalność samoobsługi pracownika.

  • MES – Manufacturing Execution Systems

    System MES wykorzystując technologie informatyczne, oprogramowanie, urządzenia elektroniczne i elementy automatyki, umożliwia efektywne zbieranie informacji w czasie rzeczywistym wprost ze stanowisk produkcyjnych i ich transfer na obszar biznesowy. Informacje o realizacji produkcji mogą być pobierane bezpośrednio z maszyn oraz przy udziale pracowników bezpośrednio produkcyjnych. Dzięki funkcjonalności systemu można uzyskać natychmiastowy sygnał zwrotny o stopniu wykonania produkcji, podejmować na bieżąco właściwe decyzje i reagować na bieżąco na nieprawidłowości pojawiające się w czasie procesu produkcyjnego.

  • MOM - Manufacturing operations management

    System MOM umożliwia zarządzanie operacjami produkcyjnymi w celu optymalizacji wydajności. Istnieje wiele rodzajów oprogramowania MOM, w tym do zarządzania produkcją, analizy wydajności, jakości i zgodności oraz interfejsu człowiek-maszyna.

  • PLM – Product Lifecycle Management

    System PLM wspiera przedsiębiorstwa w procesie tworzenia i rozwoju produktów od momentu koncepcji, poprzez projekt i produkcję. Systemy PLM oferują między innymi funkcjonalności związane z rozwojem produktów, zarządzaniem portfelem produktów, zarządzaniem procesem produkcji, tworzeniem koncepcji i projektowania produktu, jak również zarządzaniem i badaniem zgodności produktów z wymogami prawnymi.

  • PMS – Project Management Systems

    Aplikacje PMS to elastyczne i rozbudowane rozwiązania zarządzania portfolio projektów, skierowane do przedsiębiorstw i organizacji zorientowanych projektowo - od momentu tworzenia projektu, np. wynikającego z zapytania ofertowego lub zamówienia sprzedaży po planowanie projektów, w tym zasobów i czasu, ich realizację i rozliczanie, w tym zadaniowe, czasowe i finansowe. Przeznaczone są dla organizacji, które potrzebują ścisłej koordynacji oraz normalizacji projektów i działań kierowników projektów oraz członków zespołów projektowych, scentralizowanego zarządzania zasobami oraz zaawansowanych raportów dotyczących planowania, monitorowania i rozliczania projektów oraz zasobów dedykowanych do ich realizacji.

  • RCP – System Rejestracji Czasu Pracy

    System RCP to zestaw środków technicznych i informacyjnych mających na celu kontrolowanie obecności, spóźnień, zwolnień pracownika. System RCP w znacznym stopniu upraszcza wszelkie czynności związane z ewidencją czasu pracy, spełniając jednocześnie wymogi prawne dotyczące dokumentacji czasu pracy oraz różnorodne potrzeby pracodawców.

  • RFID – Radio Frequency Identification

    Technologia RFID używana jest w zdalnej identyfikacji oraz śledzeniu przepływu różnych obiektów. Jest ona obecnie wykorzystywana m.in. do znakowania towarów w sklepach, paczek w magazynach, zwierząt domowych i hodowlanych oraz w systemach kontroli dostępu i płatniczych - na przykład w bramkach na autostradach, jednakże obszarów zastosowania ciągle przybywa.

  • SCADA – Supervisory Control And Data Acquisition

    Główne funkcje systemu SCADA obejmują zbieranie aktualnych danych (pomiarów), ich wizualizację, sterowanie procesem, alarmowanie oraz archiwizację danych. Systemy SCADA znajdują zastosowanie niemal w każdej branży przemysłu. Stanowią one istotny element nadzorowania procesów w przemyśle energetycznym i gazowniczym, a także w oczyszczalniach ścieków, gospodarce wodnej, górnictwie, hutnictwie i wielu innych. Nowoczesne oprogramowanie typu SCADA pozwala przede wszystkim na pełną wizualizację stanu procesów. Operator może zarówno obserwować, jak i zmieniać parametry technologiczne.

  • SCM – Supply Chain Management

    Systemy SCM wykorzystywane są do koordynacji i zarządzania przepływem towarów i usług od dostawców do klientów (w tym: producentów, sprzedawców, hurtowi i klientów detalicznych). Systemy tej klasy znajdują zastosowanie w zarządzaniu popytem, magazynami, logistyką, transportem oraz innymi aspektami dotyczącymi przepływu towarów i usług czy transformacji materiałów dla ostatecznego wykorzystania przez klientów.

  • SFA – Sales Force Automation

    System SFA jest narzędziem wspomagającym scentralizowaną sprzedaż, przeznaczonym dla pracowników sprzedaży regionalnych lub krajowych oddziałów przedsiębiorstwa. Funkcje oprogramowania SFA mają na celu maksymalizację sprzedaży w całej sieci, niezależnie od tego, w którym miejscu dana usługa ma być wykonana.

  • TMS – Transport Management System

    System TMS umożliwia zarządzanie procesami związanymi z transportem towarów. Dedykowany jest tym przedsiębiorstwom, które posiadają własny/lub wynajmowany tabor samochodowy. Jego celem jest optymalizowanie tras kierowców, śledzenie partii towarów w łańcuchu dostaw oraz rozliczanie transportu. Pozwala na sprawne zarządzanie zleceniami spedycyjnymi, łączenie przewozów, tworzenie i planowanie tras transportu oraz generowanie raportów i analiz.

  • WF – WorkFlow

    Zadaniem systemów workflow jest automatyzacja procesów biznesowych, w całości lub w części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych. Oprogramowanie takie pozwala na określenie jakie role w przetwarzaniu dokumentów pełnią osoby uczestniczące w wykonywaniu danej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów.

  • WMS – Warehouse Management System

    Rozwiązania typu WMS służą koordynowaniu prac magazynowych. Są to wysoce wyspecjalizowane systemy usprawniające wszystkie procesy, które zachodzą w magazynach. Mają one duże znaczenie przede wszystkim dla operatorów (usługodawców) logistycznych, obsługujących w swoich magazynach i terminalach codziennie dużą liczbę zróżnicowanych przesyłek, pochodzących od wielu nadawców i kierowanych do wielu odbiorców.

  • WTR – Work Time Registration

    System WTR (RCP) to zestaw środków technicznych i informacyjnych mających na celu kontrolowanie obecności, spóźnień, zwolnień pracownika. System WTR w znacznym stopniu upraszcza wszelkie czynności związane z ewidencją czasu pracy, spełniając jednocześnie wymogi prawne dotyczące dokumentacji czasu pracy oraz różnorodne potrzeby pracodawców.