FEBIT
Przede wszystkim organizacja chcąca wdrożyć u siebie system ECM musi odczuwać taką potrzebę. Dzieje się tak najczęściej wówczas, gdy osiąga ona takie rozmiary, że brak efektywnego przepływu informacji staje się poważnym problemem w bieżącej działalności i zaczyna być barierą dla dalszego rozwoju. Przyjmuje się, że przedsiębiorstwo ma zdefiniowaną strukturę organizacyjną z jasno zdefiniowanymi kompetencjami na poszczególnych stanowiskach, a procesy decyzyjne odbywają się według ściśle określonych reguł. Wówczas możliwa jest automatyzacja takich procesów za pomocą systemów informatycznych. Niezwykle istotna dla skutecznego wdrożenia systemu ECM jest pełne zaangażowanie decydentów i ich wsparcie dla procesu wdrożenia na wszystkich etapach. Kierownik projektu wdrożeniowego powinien podlegać bezpośrednio pod ścisłe kierownictwo organizacji. Istotna jest także akcja informacyjna wśród pracowników wszystkich szczebli, które mają być objęte wdrożeniem rozwiązania.
Najczęściej takim wyznacznikiem jest analiza najpilniejszych potrzeb oraz praktyczne możliwości ich realizacji. Te najpilniejsze potrzeby wiążą się z koniecznością likwidacji „wąskich gardeł” w przepływie informacji oraz decyzji, które zagrażają funkcjonowaniu organizacji i jej dalszemu rozwojowi. Praktyczne możliwości ich realizacji to zarówno kwestie finansowe związane z zakupem rozwiązania, jak również całkowite koszty jego wdrożenia. Trzeba bowiem pamiętać, że zakup licencji to tylko część kosztów. Proces wdrożenia zwykle wymaga zaangażowania ze strony części załogi, co nie jest bez wpływu na funkcjonowanie całej organizacji. Dlatego też wdrożenie pełnego pakietu ECM może być poważnym wyzwaniem, głównie od strony organizacyjnej całego przedsięwzięcia. Z kolei wdrożenie pojedynczego modułu jak np. workflow pozwala na istotne zwiększenie efektywności poprzez automatyzację najczęściej wykonywanych procesów, przepływu informacji oraz decyzji. Najczęściej więc decyduje czysty pragmatyzm.
Jak wygląda proces wdrożenia systemu ECM?
Zakładając, że dokonano właściwego wyboru i zakupu, proces wdrożenia obejmuje okres przygotowawczy związany z kompletowaniem niezbędnego sprzętu i oprogramowania oraz z jego instalacją i konfiguracją, szkoleniem wytypowanego personelu z zakresu obsługi systemu, a także szkoleniem osób mających zajmować się administrowaniem i bieżącym utrzymaniem systemu. W przypadku modułu Workflow dochodzi również przekazanie wiedzy o sposobie konstruowania i konfigurowania tzw. szablonów procesów, które są później uruchamiane przez użytkowników. Zwyczajowo dostawca oprogramowania wspiera użytkowników przy definiowaniu pierwszych szablonów, w oparciu o wiedzę dostarczoną przez analityków (wewnętrznych, bądź zewnętrznych). Instalacja obejmuje środowisko produkcyjne oraz testowe, na którym odbywają się pierwsze próby oraz testy, sprawdzane są wydajności oraz ograniczenia wynikające z konfiguracji całej infrastruktury IT w organizacji. Pozwala to na zidentyfikowanie potencjalnych problemów i usunięcie ich źródeł; najczęściej są one związane z konfiguracją uprawnień oraz architekturą i przepustowością infrastruktury.
Jakie nowości wprowadziła firma FEBIT jeśli chodzi o systemy ECM?
FEBIT dostarcza rozwiązanie typu Workflow, które wykorzystuje pocztę e-mail jako warstwę transportową, jest więc dla użytkownika bardzo intuicyjne w użyciu. Kolejne stany (kroki) procesu decyzyjnego pojawiają się w postaci wiadomości e-mail. Użytkownik otwierając taką wiadomość widzi przed sobą formularz z danymi, które w zależności od uprawnień (i kroku w procesie) może uzupełniać / zmieniać, bądź też może podjąć decyzję: zaakceptować przedstawione dane / żądanie, odrzucić je / odesłać do poprawki, bądź przesłać do akceptacji osobie o szerszych kompetencjach decyzyjnych. Ponieważ zwykle pracownicy zaczynają pracę od przeglądania poczty elektronicznej (a następnie sprawdzają ją bardzo często w ciągu dnia), to trudno jest przeoczyć wiadomość związaną z obsługą procesu biznesowego. Poza tym, nie wprowadzamy kolejnego dodatkowego systemu, którego obsługi użytkownik musi nauczyć się i pamiętać o nim.
Jak wygląda integracja systemów ECM z innymi rozwiązaniami klasy ERP?
Z reguły część danych wypełniających formularze uruchomionych procesów decyzyjnych ma swoje źródło w systemach zewnętrznych w stosunku do modułu Workflow. Najczęściej są to systemy klasy ERP bądź CRM, pochodzące od innych dostawców. W rozwiązaniu FORMVERSE do integracji służy dedykowany moduł, który potrafi wymieniać dane z takimi systemami, reagując na różne zdarzenia, np. pojawienie się w konkretnej lokalizacji pliku z danymi, bądź nowych wpisów w bazie (bazach) danych. Możliwe jest także uruchamianie workflow za pomocą zdarzeń zewnętrznych.
Jakie są najważniejsze cechy systemu oferowanego przez firmę FEBIT?
Najważniejsze cechy systemu FORMVERSE, to:
- Prostota obsługi wynikająca z integracji z pocztą e-mail (zwłaszcza z MS Outlook / Office365);
- Dostęp również z urządzeń mobilnych i poprzez przeglądarkę internetową;
- Możliwość zamodelowania całkiem złożonych procesów decyzyjnych
(nawet ponad 100 kroków / stanów), ze skomplikowanymi warunkami sterującymi procesem; - Wbudowany kreator szablonów;
- Możliwość konfiguracji ((tzw. Shadow Mode) zezwalającej użytkownikom
zewnętrznym na partycypację w uruchomianych procesach (workflow); - Rozbudowany system praw dostępu do uruchamianych szablonów oraz danych
(kategoryzacja procesów); - Możliwość wykorzystania tych samych szablonów procesów w różnych departamentach organizacji
– przypisanie decyzji do ról / stanowisk służbowych zamiast do konkretnych użytkowników; - Odwzorowanie w systemie hierarchiczności organizacji, przy zachowaniu możliwości zaimportowania
jej struktury np. z Active Directory - Możliwość delegowania decyzji do innego użytkownika (np. w razie nieobecności);
- Monitorowanie nadmiernych opóźnień przy wykonywaniu workflow;
- Przystępna cena w relacji do możliwości systemu;
- Brak ograniczeń licencyjnych co do ilości użytkowników systemu.
Czy system ECM można modyfikować?
System jest tak zaprojektowany, aby umożliwić jak największą elastyczność w modelowaniu procesów decyzyjnych. Zdarzają się jednak takie sytuacje, gdy standardowa funkcjonalność nie pokrywa w pełni wymagań klienta. Istnieje możliwość modyfikacji kodu aplikacji w celu dostosowania jej funkcjonalności do oczekiwań klienta, wymaga to jednak wcześniejszych uzgodnień co do zakresu prac, dodatkowych kosztów itp.